Як планувати свій день

Рішення задач по мірі їх надходження призводить до появи десятка втрачених справ, провалів на роботі та в навчанні. Якщо не знати, як планувати свій день, то доведеться постійно гнатися за часом: працюєте, прикладаєте масу зусиль, а істотного результату немає. Щоб вам допомогти, ми детально розповіли про перевірені додатки, методи та правила тайм-менеджменту.

Навіщо планувати свій день?

Тайм-менеджмент – інструмент для ефективного використання робочого та вільного часу. Планування допомагає створити чітку інструкцію для виконання всіх завдань, знизити рівень стресу, розвинути пунктуальність, звільнити мозок від відволікаючих думок та сконцентруватися на досягненні поставленої мети.

Щоб вам стало зрозуміліше, як правильно планувати свій день, розберемо основні складові планування:

  • Розстановка пріоритетів. Замість витрати більшої частини робочого дня на вирішення дрібних завдань, зосередьтеся на ключових справах. Спочатку випишіть всі завдання та ідеї, а вже потім виберіть з них головне. Окремо варто виділити нетермінові та неважливі справи: забирають найбільше часу, але не призводять ні до якого позитивного результату, тому намагайтеся від них позбавлятися.
  • Вибір важливих завдань. Відберіть важливі та термінові справи, зосередьтеся на їх виконанні в рамках одного робочого дня. Вони завжди повинні бути нагорі списку, бо приносять істотний результат.
  • Способи їх виконання. Коли плануєте свій день, продумуйте завдання. Відразу вибирайте кращі шляхи розв’язання основних питань, ставте біля кожної справи приблизний час виконання, можливі труднощі.
  • Планування вільного часу. Багато хто прагне дізнатися, як планувати свій день виключно для робочих завдань. Ми радимо використовувати технологію тайм-менеджменту також для домашніх справ, планування вільного часу, інакше воно буде йти на непотрібні завдання.

Використовуючи техніки, програми та додатки для планування дня, вам вдасться робити набагато більше за меншу кількість часу. Якщо навіть працюєте в офісі, то організація свого дня дозволить рівномірно розподілити навантаження, позбутися зайвого стресу.

Для фрілансерів планування відіграє ключову роль: через відсутність чіткого графіка та строгого начальника такі працівники часто зривають дедлайни. Щоб не втратити клієнтів, успішно вести відразу кілька проектів, потрібно вміти управляти своїм часом.

Де організовувати свій день: щоденник або додатки для планування завдань

ежедневник или приложения для планирования задач

Для організації дня можна використовувати звичайний блокнот або зошит. Потрібно вибрати одну з методик планування, розкреслити лист за відповідним принципом, розподілити завдання. Альтернативою можуть служити бізнес-щоденники з календарем, списком цілей, відстеженням звичок та іншими можливостями.

Головний недолік паперових щоденників – необхідність постійно носити їх з собою. У маленькому блокноті незручно розподіляти робочі та домашні завдання, відстежувати їх виконання, а великі щоденники займають занадто багато місця.

Якщо не знаєте, як правильно організувати свій день, використовуйте спеціальні програми для планування завдань. У більшості утиліт є вбудований календар, нагадування, списки справ з можливістю додавання дедлайну, пріоритету та планованих витрат часу на роботу.

До найпопулярніших додатків для планування на Android та iOS варто віднести:

  • Any.do. Зручний умовно безкоштовний додаток з можливістю щоденного планування, створення списку покупок, додавання нагадувань.
  • Evernote. Багатофункціональний додаток для охочих дізнатися, як планувати свій день, щоб все встигати. Користувачі можуть додавати проекти, завдання та підзадачі, фотографії, аудіо. Є навіть готові шаблони для планування навчальних та робочих процесів, зустрічей, домашніх справ.
  • Remember The Milk. Безкоштовна версія підходить для створення простих списків справ.
  • Todoist. Цю програму слід використовувати для концентрації на термінових та важливих справах. Ви можете створювати цілі проекти з різними списками, а також відстежувати виконані завдання за певний період (день, тиждень, місяць).
  • TickTick. Безкоштовної версії досить для планування дня, розподілу навантаження, фокусування на важливих справах.

Ми радимо використовувати електронні щоденники, тобто спеціальні програми для комп’ютерів та мобільних пристроїв. На створення завдання піде 3-5 хвилин, бо потрібно тільки вибрати параметри, заповнити поля та опис. Працювати зі спеціальними додатками набагато ефективніше, ніж скрізь носити з собою блокноти.

Як планувати свій день: 5 кращих методів

Прийоми тайм-менеджменту постійно вдосконалюються: одні намагаються створити щось нове, інші – об’єднують та вдосконалюють перевірені методи управління часом. Ми радимо спочатку вивчити, як правильно планувати свій день по відомим технікам. Потім ви можете взяти найкраще з вподобаних методів, використовувати з урахуванням своїх особливостей та переваг.

Метод Франческо Чирилло – техніка Pomodoro для планування дня

техника pomodoro для планирования дня

Якщо цікавитеся технологіями тайм-менеджменту, точно чули про техніку Помодоро. Франческо Чирилло придумав цей метод ще в школі, бо не міг зосередитися на конкретному завданні. Позбутися від відволікаючих чинників, відповідно, поліпшити результати в навчанні, йому допоміг звичайний кухонний таймер у вигляді помідора.

Вам потрібно розділити роботу на «помідори», кожен з яких дорівнює 30 хвилинам: 25 хвилин – робочі завдання, 5 хвилин – відпочинок. Після чотирьох закритих «помідор» зробіть велику перерву на 15-20 хвилин.

Погодьтеся, набагато легше почати працювати над завданням тривалістю всього 25 хвилин, ніж працювати 3-4 години без відпочинку. Загальний час виконання однієї й тієї ж справи однаковий, але поділ на невеликі тимчасові відрізки з можливістю відпочинку допомагає легше приступити до роботи.

Ви можете змінювати тривалість однієї «помідори» в залежності від власного навантаження. Якщо завдання дійсно велике, збільште час роботи до 50 хвилин, а відпочинку – до 10 хвилин. Якщо завдання успішно виконане, ставте навпроти хрестик, якщо щось відволікло – апостроф.

Метод Тіма Ферріса – намагайтеся працювати менше

книга как работать по 4 часа в неделю

Тім Ферріс – письменник, оратор, інвестор. У нього є ряд виступів, які зібрали мільйони переглядів. І не можна забувати про «Як працювати по 4 години на тиждень …» – бестселер за версіями New York Times та Wall Street Journal.

Тім Ферріс вчить визначати та зосереджуватися на важливих справах, скорочуючи тривалість робочого дня. Якщо хочете зрозуміти, як навчитися планувати свій день по його методу, вивчіть два базових закони управління часом:

  • Закон Парето: 20% докладених зусиль дозволяють отримати 80% результату, а інші 80% витраченого часу – 20% результату. Використовуючи закон Парето, вам поступово вдасться позбутися завдань, які забирають багато часу та сил, але практично не приносять результату.
  • Закон Паркінсона: робота займає весь відведений на неї час. В ході виконання завдання ви не повинні відволікатися на сторонні справи, наприклад, перевірка електронної пошти або перегляд відео на YouTube.

Для планування свого дня за методом Тіма Ферріса використовуйте техніку «1-3-5»: щодня вносіть в список справ одне основне завдання, три середніх та п’ять дрібних. Вони автоматично розподіляються по терміновості, що дозволяє позбутися відчуття перевантаженості, допомагає сфокусуватися на поточних справах.

Метод Бенджаміна Франкліна – побудуйте піраміду продуктивності

пирамида продуктивности для планирования

Бенджамін Франклін – син миловара, якому вдалося досягти успіху в політиці, дипломатії, науці та публіцистиці. Він брав участь в складанні Конституції США та Декларації незалежності.

Піраміду продуктивності (один з найвідоміших методів, як планувати свій день) Бенджамін Франклін винайшов у 20 років. В її основі лежать 13 життєвих цінностей, на які слід орієнтуватися при вирішенні завдань.

До основних принципів належать стриманість, мовчазність, любов до порядку, рішучість, ощадливість, працьовитість, щирість, справедливість, помірність, охайність, спокій, цнотливість та лагідність. Бенджамін виділяв під кожну чесноту окрему сторінку, а решту ділив на 7 стовпців та 13 рядків. Він зосереджувався на конкретній цінності, а в кінці дня записував свої відступи від ідеального морального обличчя.

Якщо в основі піраміди продуктивності лежать головні життєві цінності, то далі йдуть:

  1. Глобальні цілі.
  2. Генеральні цілі – докладні стратегії досягнення глобальних цілей.
  3. Довгострокові плани – кілька цілей на найближчі 2-3 роки.
  4. Короткострокові плани – завдання на найближчі кілька місяців.
  5. Плани на день – щоденні плани.

Метод Бенджаміна Франкліна підходить тим, хто точно знає, чого хоче від життя. Спочатку визначте принципи та цінності, глобальну мету та стратегію її досягнення, причому в найдрібніших деталях.

Далі використовуйте технології довгострокового (до 2-3 років) та короткострокового (до декількох місяців) планування. Тепер розбийте завдання на тиждень, визначте важливість та терміновість кожного з них. В кінці можете приступати до щоденного планування, при цьому завжди пам’ятайте про глобальну мету.

Метод Стівена Кові – творець нової методики управління часом

книга 7 навыков высокоэффективных людей

Стівен Кові – один з найвідоміших експертів у галузі тайм-менеджменту, послідовник системи Бенджаміна Франкліна. Він написав книгу «7 навичок високоефективних людей», яка стала бестселером після перевидання у 2004 році.

Книга базується на ключових навичках, якими повинна володіти кожна людина:

  1. Постійний розвиток.
  2. Прагнення до взаємовигідної взаємодії.
  3. Проактивність (дія з усвідомленням майбутніх проблем, потреб або змін).
  4. Уміння чути та бажання бути почутим.
  5. Розуміння мети кожної дії.
  6. Мислення переможця.
  7. Правильна розстановка пріоритетів.

Якщо не знаєте, як навчитися планувати свій день, використовуйте метод Стівена Кові, роблячи акцент на останнє уміння. Щоб правильно розподіляти завдання та розставляти пріоритети, Кові застосовує систему Дуайта Девіда Ейзенхауера – 34-го президента США.

Для початку випишіть всі справи на тиждень та конкретний день. Потім розподіліть їх по групах:

  • Термінові та важливі. До цих справах потрібно приступати негайно.
  • Нетермінові та важливі. Стратегічно важливі завдання з дедлайном на завтра-післязавтра. Якщо почнете працювати зараз, тоді зможете їх виконати в спокійному темпі, але відкладати точно не варто. До них можна віднести, наприклад, завершення роботи над проектом.
  • Термінові та неважливі. Такі завдання бажано зробити швидко, але можна відкласти або делегувати. Наприклад, бронювання квитків або деякі телефонні дзвінки.
  • Нетермінові та неважливі. Радимо відразу викреслювати подібні завдання, в крайньому разі – віддавати іншим людям. До них відносять перевірку кореспонденції, зустрічі без мети та сенсу, читання нецікавої книги, яку ви намагаєтеся дочитати вже півроку.

У групах є приклади. Вони наведені виключно для розуміння конкретного типу завдання. У вашому випадку вони можуть грати зовсім іншу роль, наприклад, телефонні дзвінки потрібно зробити прямо зараз, причому самому, бо від них залежать поточні та/або майбутні проекти.

Якщо навчитеся розставляти пріоритети, термінові та важливі завдання будуть з’являтися вкрай рідко. Вам потрібно приділяти 60-80% часу справам з групи «нетермінові та важливі», при цьому не боятися жертвувати нетерміновими та неважливими завданнями.

І величезним плюсом буде вміння делегувати роботу. Часто ми займаємося не настільки важливими завданнями через відсутність досвіду знайти потрібного виконавця, хоча розуміємо мінімальну роль обраної справи.

Метод Гліба Архангельського – адаптація прийомів тайм-менеджменту

Гліб Архангельський – відомий російський експерт в галузі управління часом. Він збирає ефективні зарубіжні прийоми тайм-менеджменту, адаптуючи їх під вітчизняні реалії.

Якщо любите книги по тайм-менеджменту, радимо прочитати бестселери Гліба Архангельського: «Формула часу», «Тайм-драйв: Як встигати жити та працювати», «Час на відпочинок. Для тих, хто багато працює». У «Тайм-драйв» розповідається про важливість планування, правильної постановки цілей, наводяться ефективні прийоми управління часом та боротьби з прокрастинацією.

Якщо хочете дізнатися, як планувати свій день за методом Гліба Архангельського, вивчіть прості принципи:

  • «Поїдання жаби». У кожного є складна й нудна справа, яка відкладається на потім. Такі неприємні справи призводять до прокрастинації, небажання працювати над іншими завданнями, навіть якщо раніше ми хотіли ними займатися. Щоб підвищити власну ефективність, починайте щоранку з виконання неприємного завдання, а потім переходьте до інших.
  • «Біфштекс зі слона». Великі завдання відштовхують, змушуючи нас займатися марними справами, на кшталт перевірки пошти по 20 разів на день. Якщо хочете без проблем виконувати подібні завдання, «візьміть слона та приготуйте з нього біфштекси», тобто розбийте велику справу на кілька дрібних.
  • «Якір». Так називають матеріальні прив’язки до певного емоційного стану. Наприклад, ви можете привчити себе перевіряти пошту під музику, працювати виключно в одному місці й так далі. Головне – зловити потрібну психологічну хвилю.
  • Уміння відпочивати. Немає нічого поганого в бажанні працювати, однак у всьому потрібно знати міру. Якщо у вашому житті відсутній здоровий сон, фізична активність, улюблені заняття (малювання, написання музики, перегляд фільмів та серіалів), рано чи пізно настане перегорання. Відновлення займе дуже багато часу, тому краще заздалегідь подбати про баланс між робочими процесами та відпочинком.
  • Делегування. Працюйте над тими завданнями, які ви вмієте та любите робити, інші – віддавайте фахівцям. Якщо намагатися робити все самостійно, то в кращому випадку будете рухатися занадто повільно, в гіршому – в усьому плести задніх.

У методі Гліба Архангельського немає нічого нового. До основних правил планування дня відноситься розподіл великих завдань на дрібні, виконання складних проектів в першій половині дня. Якщо вам важко почати працювати, створіть «якір», наприклад, прив’яжіть до одного типу завдань музику з певного плейлиста. І не забувайте чергувати робочі процеси та відпочинок, інакше швидко перегорите.

5 правил планування свого дня

Планування дня – одне з найцікавіших занять, особливо, коли вдається закрити всі завдання зі списку. Перші 2-3 тижні навряд чи вдасться виконати або перевиконати власний план. Якщо ставитися до розподілу завдань простіше, вдасться використати цей інструмент для успішного контролю над робітниками та домашніми справами.

Ми зібрали 5 правил, які допоможуть зрозуміти, як планувати свій день, щоб все встигати:

  1. Складайте план заздалегідь. Планувати наступний день потрібно в кінці сьогоднішнього. Багато залишають складання списку завдань на ранок: розписують завдання, втомлюються, відкладають заплановані справи на вечір. Можете напередодні ввечері розпланувати свій наступний день, а вранці – ще раз вивчити список справ, внести невеликі зміни (раптом ви встали трохи пізніше або відчуваєте себе недобре).
  2. Відмовтеся від абсолютного планування. Коли починаєте розписувати завдання на день, дотримуйтесь принципу 70/30: 70% – основні дії, 30% – вільний час. До другої групи належать непередбачені обставини, наприклад, автомобільна пробка або позапланове відключення електроенергії. Або ж вам просто хочеться відпочити з друзями або подивитися серіал, який ви відкладали через постійну зайнятість.
  3. Використовуйте кілька методів. Вище ми докладно описали методи планування та прийоми тайм-менеджменту. Візьміть ідеї, які вам дійсно необхідні, використовуйте їх при розподілі завдань. Наприклад, ви можете розділити справи по терміновості та важливості, розбити великі проекти на дрібні завдання, а в ході роботи слідувати техніці Pomodoro, виділяючи 25 хвилин тільки робочим процесам, а 5 хвилин – відпочинку.
  4. Закривайте основні завдання до обіду. Після обіду у більшості людей зникає енергія. Намагайтеся робити важливі справи до обіду, а потім переходите до другорядних, інакше ви будете постійно хвилюватися, відволікаючись від поточних справ.
  5. Дробіть великі завдання. Якщо потрібно створити сайт, то додайте у свій план на день більш дрібні завдання: «зареєструвати домен та хостинг», «знайти, завантажити та встановити тему», «додати підготовлені статті» й так далі. Проект може зайняти навіть місяць, але дроблення дозволить приділяти йому по кілька годин, при цьому постійно спостерігати результати.

Окремо варто виділити аналіз власної ефективності. Коли завершуєте справу, викреслюйте її зі списку або ставте поруч галочку. В кінці дня можете додати напис: «Я молодець! Попереду ще багато справ, але вже є перші результати».

Висновок

Відразу навчитися правильно планувати свій день навряд чи вдасться, але в цьому немає нічого страшного. Перший час мінімум 30-50% справ залишатимуться невиконаними, контролювати кожну хвилину точно не вийде, через що захочеться кинути планування.

Поступово сформується звичка, прийде розуміння важливості кожного завдання, а визначати час виконання конкретного завдання стане набагато простіше. Головне – продовжувати планувати, шукати потрібні методи та прийоми, а тим часом ваша ефективність буде стрімко рости.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

1 коментар

  1. Гарна стаття, дійсно зараз дуже важливо вміти правильно використовувати свій час. Треба вміти правильно розставляти пріорітети, тобто в першу чергу займатись тим, що найбільш важливе. Також під час роботи не треба відволікатись на інше – телефон, інтернет, відео в ютубі і т.п.

Залиште відповідь

Будь ласка, введіть свій коментар!
Please enter your name here