Решение задач по мере их поступления приводит к появлению десятка упущенных дел, провалам на работе и в учебе. Если не знать, как планировать свой день, то придется постоянно гнаться за временем: работаете, прикладываете массу усилий, а существенного результата нет. Чтобы вам помочь, мы подробно рассказали о проверенных приложениях, методах и правилах тайм-менеджмента.
Зачем планировать свой день?
Тайм-менеджмент – инструмент для эффективного использования рабочего и свободного времени. Планирование помогает создать четкую инструкцию для выполнения всех задач, снизить уровень стресса, развить пунктуальность, освободить мозг от отвлекающих мыслей и сконцентрироваться на достижении поставленной цели.
Чтобы вам стало понятнее, как правильно планировать свой день, разберем основные составляющие планирования:
- Расстановка приоритетов. Вместо траты большей части рабочего дня на решение мелких задач, сосредоточьтесь на ключевых делах. Сначала выпишите все задачи и идеи, а уже потом выберите из них главное. Отдельно стоит выделить несрочные и неважные дела: отнимают большего всего времени, но не приводят ни к какому положительному результату, поэтому старайтесь от них избавляться.
- Выбор важных задачах. Отберите важные и срочные дела, сосредоточьтесь на их выполнении в рамках одного рабочего дня. Они всегда должны быть наверху списка, так как приносят существенный результат.
- Способы их выполнения. Когда планируете свой день, продумывайте задачи. Сразу выбирайте лучшие пути решения основных вопросов, ставьте возле каждого дела приблизительное время выполнения, возможные трудности.
- Планирование свободного времени. Многие стараются узнать, как планировать свой день исключительно для рабочих задач. Мы советуем использовать технологию тайм-менеджмента также для домашних дел, планирования свободного времени, иначе оно будет уходить на бесполезные задачи.
Используя техники, программы и приложения для планирования дня, вам удастся делать гораздо больше за меньшее количество времени. Если даже трудитесь в офисе, то организация своего дня позволит равномерно распределить нагрузку, избавиться от лишнего стресса.
Для фрилансеров планирование играет ключевую роль: из-за отсутствия четкого графика и строгого начальника такие работники часто срывают дедлайны. Чтобы не потерять клиентов, успешно вести сразу несколько проектов, нужно уметь управлять своим временем.
Где организовывать свой день: ежедневник или приложения для планирования задач
Для организации дня можно использовать обычный блокнот или тетрадь. Нужно выбрать одну их методик планирования, расчертить лист по соответствующему принципу, распределить задачи. Альтернативой могут служить бизнес-ежедневники с календарем, списком целей, отслеживанием привычек и другими возможностями.
Главной недостаток бумажных ежедневников – необходимость постоянно носить их с собой. В маленьком блокноте неудобно распределять рабочие и домашние задачи, отслеживать их выполнение, а большие ежедневники занимают слишком много места.
Если не знаете, как правильно организовать свой день, используйте специальные приложения для планирования задач. В большинстве утилит есть встроенный календарь, напоминания, списки дел с возможностью добавления дедлайна, приоритета и планируемых затрат времени на работу.
К самым популярным приложениям для планирования на Android и iOS стоит отнести:
- Any.do. Удобное условно бесплатное приложение с возможностью ежедневного планирования, создания списка покупок, добавления напоминаний.
- Evernote. Многофункциональное приложение для желающих узнать, как планировать свой день, чтобы все успевать. Пользователи могут добавлять проекты, задачи и подзадачи, фотографии, аудио. Есть даже готовые шаблоны для планирования учебных и рабочих процессов, встреч, домашних дел.
- Remember The Milk. Бесплатная версия подходит для создания простых списков дел.
- Todoist. Это приложение следует использовать для концентрации на срочных и важных делах. Вы можете создавать целые проекты с разными списками, а также отслеживать выполненные задачи за определенный период (день, неделя, месяц).
- TickTick. Бесплатной версии достаточно для планирования дня, распределения нагрузки, фокусировки на важных делах.
Мы советуем использовать электронные ежедневники, то есть специальные программы для компьютеров и мобильных устройств. На создание задачи уйдет 3-5 минут, так как нужно только выбрать параметры, заполнить поля и описание. Работать со специальными приложениями гораздо эффективнее, нежели везде носить с собой блокноты.
Как планировать свой день: 5 лучших методов
Приемы тайм-менеджмента постоянно совершенствуются: одни пытаются создать нечто новое, другие – объединяют и совершенствуют проверенные методы управления временем. Мы советуем сначала изучить, как правильно планировать свой день по известным техникам. Потом вы можете взять лучшее из понравившихся методов и использовать с учетом своих особенностей и предпочтений.
Метод Франческо Чирилло – техника Pomodoro для планирования дня
Если интересуетесь технологиями тайм-менеджмента, точно слышали о технике Помодоро. Франческо Чирилло придумал этот метод ещё в школе, так как не мог сосредоточиться на конкретной задаче. Избавиться от отвлекающих факторов, соответственно, улучшить результаты в учебе, ему помог обычный кухонный таймер в виде помидора.
Вам нужно разделить работу на «помидоры», каждый из которых равен 30 минутам: 25 минут – рабочие задачи, 5 минут – отдых. После четырех закрытых «помидор» сделайте большой перерыв на 15-20 минут.
Согласитесь, гораздо легче начать работать над задачей длительностью всего 25 минут, нежели работать 3-4 часа без отдыха. Общее время выполнение одного и того же дела одинаковое, но разделение на небольшие временные отрезки с возможностью отдыха помогает легче приступить к работе.
Вы можете менять длительность одной «помидорки» в зависимости от собственной нагрузки. Если задача действительно большая, увеличьте время работы до 50 минут, а отдыха – до 10 минут. Если задача успешно выполнена, ставьте напротив крестик, если что-то отвлекло – апостроф.
Метод Тима Ферриса – старайтесь работать меньше
Тим Феррис – писатель, оратор, инвестор. У него есть ряд выступление, которые собрали миллионы просмотров. И нельзя забывать про «Как работать по 4 часа в неделю…» – бестселлер по версиям New York Times и Wall Street Journal.
Тим Феррис учит определять и сосредотачиваться на важных делах, сокращая продолжительность рабочего дня. Если хотите понять, как научиться планировать свой день по его методу, изучите два базовых закона управления временем:
- Закон Парето: 20% приложенных усилий позволяют получить 80% результата, а остальные 80% потраченного времени – 20% результата. Используя закон Парето, вам постепенно удастся избавиться от заданий, которые отнимают много времени и сил, но практически не приносят результата.
- Закон Паркинсона: работа занимает все отведенное на неё время. В ходе выполнения задачи вы не должны отвлекаться на посторонние дела, например, проверка электронной почты или просмотр видео на YouTube.
Для планирования своего дня по методу Типа Феррисса используйте технику «1–3–5»: ежедневно вносите в список дел одно основную задачу, три средних и пять мелких. Они автоматически распределяются по срочности, что позволяет избавиться от ощущения перегруженности, помогает сфокусироваться на текущих делах.
Метод Бенджамина Франклина – постройте пирамиду продуктивности
Бенджамин Франклин – сын мыловара, которому удалось преуспеть в политике, дипломатии, науке и публицистике. Он принимал участие в составление Конституции США и Декларации независимости.
Пирамиду продуктивности (один из самых известных методов, как планировать свой день) Бенджамин Франклин изобрел в 20 лет. В её основе лежат 13 жизненных ценностей, на которые следует ориентироваться при решении задач.
К основным принципам относятся воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость. Бенджамин выделял под каждый добродетель отдельную страницу, а остальные делил на 7 столбцов и 13 строк. Он сосредотачивался на конкретной ценности, а в конце дня записывал свои отступления от идеального морального облика.
Если в основе пирамиды продуктивности лежат главные жизненные ценности, то далее идут:
- Глобальные цели.
- Генеральные цели – подробные стратегии достижения глобальных целей.
- Долгосрочные планы – несколько целей на ближайшие 2-3 года.
- Краткосрочные планы – задачи на ближайшие несколько месяцев.
- Планы на день – ежедневные планы.
Метод Бенджамина Франклина подходит тем, кто точно знает, чего хочет от жизни. Сначала определите принципы и ценности, глобальную цель и стратегию её достижения, причем в мельчайших деталях.
Далее используйте технологии долгосрочного (до 2-3 лет) и краткосрочного (до нескольких месяцев) планирования. Теперь разбейте задачи на неделю, определите важность и срочность каждой из них. В конце можете приступать к ежедневному планированию, при этом всегда помните о глобальной цели.
Метод Стивена Кови – создатель новой методики управления временем
Стивен Кови – один из самых известных экспертов в области тайм-менеджмента, последователь системы Бенджамина Франклина. Он написал книгу «7 навыков высокоэффективных людей», которая стала бестселлером после переиздания в 2004 году.
Книга базируется на ключевых навыках, которыми должен обладать каждый человек:
- Постоянное развитие.
- Стремление к взаимовыгодному взаимодействию.
- Проактивность (действие с осознанием будущих проблем, потребностей или изменений).
- Умение слышать и желание быть услышанным.
- Понимание цели каждого действия.
- Мышление победителя.
- Правильная расстановка приоритетов.
Если не знаете, как научиться планировать свой день, используйте метод Стивена Кови, делая акцент на последний навык. Чтобы правильно распределять задачи и расставлять приоритеты, Кови применяет систему Дуайта Дэвида Эйзенхауэра – 34-го президента США.
Для начала выпишите все дела на неделю и конкретный день. Затем распределите их по группам:
- Срочные и важные. К этим делам нужно приступать немедленно.
- Несрочные и важные. Стратегически важные задачи с дедлайном на завтра-послезавтра. Если начнете работать сейчас, тогда сможете их выполнить в спокойном темпе, но откладывать точно не стоит. К ним можно отнести, например, завершение работы над проектом.
- Срочные и неважные. Такие задания желательно сделать быстро, но можно отложить или делегировать. Например, бронирование билетов или некоторые телефонные звонки.
- Несрочные и неважные. Советуем сразу вычеркивать подобные задачи, в крайнем случае – отдавать другим людям. К ним относят проверку корреспонденции, встречи без цели и смысла, чтение неинтересной книги, которую вы пытаетесь дочитать уже полгода.
В группах есть примеры. Они приведены исключительно для понимания конкретного типа задания. В вашем случае они могут играть совершенно другую роль, например, телефонные звонки нужно сделать прямо сейчас, причем самому, так как от них зависят текущие и/или будущие проекты.
Если научитесь расставлять приоритеты, срочные и важные задачи будут появляться крайне редко. Вам нужно уделять 60-80% времени делам из группы «несрочные и важные», при этом не бояться жертвовать несрочными и неважными заданиями.
И огромным плюсом будет умение делегировать работу. Часто мы занимаемся не столь важными задачами из-за отсутствия навыка найти нужного исполнителя, хотя понимаем минимальную роль выбранного дела.
Метод Глеба Архангельского – адаптация приемов тайм-менеджмента
Глеб Архангельский – известный российский эксперт в области управления временем. Он собирает эффективные зарубежные приемы тайм-менеджмента, адаптируя их под отечественные реалии.
Если любите книги по тайм-менеджменту, советуем прочесть бестселлеры Глеба Архангельского: «Формула времени», «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», «Время на отдых. Для тех, кто много работает». В «Тайм-драйв» рассказывается о важности планирования, правильной постановки целей, приводятся эффективные приемы управления временем и борьбы с прокрастинацией.
- «Поедание лягушки». У каждого есть сложная и скучная задача, которая откладывается на потом. Такие неприятные дела приводят к прокрастинации, нежеланию работать над другими задачами, даже если раньше мы хотели ими заниматься. Чтобы повысить собственную эффективность, начинайте каждое утро с выполнения неприятной задачи, а потом переходите к остальным делам.
- «Бифштекс из слона». Большие задачи отталкивают, заставляя нас заниматься бесполезными делами, вроде проверки почты по 20 раз на день. Если хотите без проблем выполнять подобные задания, «возьмите слона и приготовьте из него бифштексы», то есть разбейте крупное дело на несколько мелких.
- «Якоря». Так называют материальные привязки к определенному эмоциональному состоянию. Например, вы можете приучить себя проверять почту под музыку, работать исключительно в одном месте и так далее. Главное – поймать нужную психологическую волну.
- Умение отдыхать. Нет ничего плохого в желании работать, однако во всем нужно знать меру. Если в вашей жизни отсутствует здоровый сон, физическая активность, любимые занятия (рисование, написание музыки, просмотр фильмов и сериалов), рано или поздно наступит перегорание. Восстановление займет слишком много времени, поэтому лучше заранее позаботиться о балансе между рабочими процессами и отдыхом.
- Делегирование. Работайте над теми задачами, которые вы умеете и любите делать, остальные – отдавайте другим специалистам. Если пытаться делать все самостоятельно, то в лучшем случае будете двигаться слишком медленно, в худшем – во всем плести задних.
В методе Глеба Архангельского нет ничего нового. К основным правилам планирования дня относится деление крупных задач на мелкие, выполнение сложных проектов в первой половине дня. Если вам трудно начать работать, создайте «якорь», например, привяжите к одному типу заданий музыку из определенного плейлиста. И не забывайте чередовать рабочие процессы и отдых, иначе быстро перегорите.
5 правил планирования своего дня
Планирование дня – одного из самых интересных занятий, особенно, когда удается закрыть все задачи из списка. Первые 2-3 недели вряд ли удастся выполнить или перевыполнить собственный план. Если относиться к распределению заданий проще, удастся использовать этот инструмент для успешного контроля над рабочими и домашними делами.
Мы собрали 5 правил, которые помогут понять, как планировать свой день, чтобы все успевать:
- Составляйте план заранее. Планировать следующий день нужно в конце сегодняшнего. Многие оставляют составление списка задач на утро: расписывают задачи, устают, откладывают запланированные дела на вечер. Можете накануне вечером распланировать свой следующий день, а утром – ещё раз изучить список дел, внести небольшие изменения (вдруг вы встали немного позже или чувствуете себя нехорошо).
- Откажитесь от абсолютного планирования. Когда начинаете расписывать задачи на день, следуйте принципу 70/30: 70% – основные действия, 30% – свободное время. Ко второй группе относятся непредвиденные обстоятельства, например, автомобильная пробка или внеплановое отключение электроэнергии. Или же вам просто хочется отдохнуть с друзьями или посмотреть сериал, который вы откладывали из-за постоянной занятости.
- Используйте несколько методов. Выше мы подробно описали методы планирования и приемы тайм-менеджмента. Возьмите идеи, которые вам действительно необходимы, используйте их при распределении задач. Например, вы можете разделить дела по срочности и важности, разбить крупные проекты на мелкие задачи, а в ходе работы следовать технике Pomodoro, выделяя 25 минут только рабочим процессам, а 5 минут – отдыху.
- Закрывайте основные задачи до обеда. После обеда у большинства людей пропадает энергия. Старайтесь делать важные дела до обеда, а потом переходите ко второстепенным, иначе вы будете постоянно волноваться, отвлекаясь от текущих дел.
- Дробите крупные задачи. Если нужно создать сайт, то добавьте в свой план на день более мелкие задания: «зарегистрировать домен и хостинг», «найти, скачать и установить тему», «добавить подготовленные статьи» и так далее. Проект может занять даже месяц, но дробление позволит уделять ему по несколько часов, при этом постоянно наблюдать результаты.
Отдельно стоит выделить анализ собственной эффективности. Когда завершаете дело, вычеркивайте его из списка или ставьте рядом галочку. В конце дня можете добавить надпись: «Я молодец! Впереди ещё много дел, но уже есть первые результаты».
Заключение
Сразу научиться правильно планировать свой день вряд ли удастся, но в этом нет ничего страшного. Первое время минимум 30-50% дел будут оставаться невыполненными, контролировать каждую минуту точно не получится, из-за чего захочется бросить планирование.
Постепенно сформируется привычка, придет понимание важности каждой задачи, а определять время выполнение конкретного задания станет гораздо проще. Главное – продолжать планировать, искать нужные методы и приемы, а тем временем ваша эффективность будет стремительно расти.
